Vet alltid vad du har

Vad det är värt, inte bara hur mycket som finns

En mängd är halva svaret. fermt värderar lagret till den faktiska självkostnaden för de batcher ni har på hyllan, så att siffran ni lämnar till er revisor kommer från de varumottagningar och tillverkningar som verkligen byggde den, och inte från en prislista någon uppdaterade i fjol. Kostnader fångas vid varumottagning, följer med genom tillverkningen och rapporteras som en värdering ni kan köra för den tidpunkt ni behöver.

Eftersom värderingen och mängden kommer från samma rörelser kan de inte glida isär. Det finns ingen månadsavslutning där lagerrapporten och bokföringen måste argumenteras till enighet.

Rapporten skiljer råvaror, färdigvaror och varor i arbete, där det sista hämtas från tillverkningsordrar vars insatsvaror förbrukats men vars utfall ännu inte är färdiga — alltså värdet som verkligen står i tankarna snarare än på en hylla. Den kan köras för ett datum bakåt i tiden såväl som i dag, vilket är precis vad ingående och utgående balans kräver, och exporteras till Excel till den som sköter er bokföring.

• Faktisk batchkostnad, spårad tillbaka till varumottagningen och inköpspriset
• Egentillverkade batcher kostnadsberäknade som summan av sina insatsvaror, rekursivt
• Råvaror, färdigvaror och varor i arbete redovisade var för sig
• Vilket datum som helst, inte bara i dag, och exporterat till Excel

Varje rörelse, och varför den skedde

Lagerrörelser är en revisionslogg snarare än en löpande summa: varje in- och utgång registreras med datum, artikel, lager och transaktionstyp, och kan filtreras på var och en av dem. När en siffra ser fel ut är frågan inte vad saldot är utan vad som hände med det — och det är vad loggen svarar på.

Rättelser behandlas också som händelser. Efter en inventering registrerar en justering ökningen eller minskningen med ett revisionsspår, och en guidad korrigeringsväg hjälper er att välja mellan en återföring, en justering och en svinnregistrering, beroende på vad som faktiskt gick fel. Svinn, kassation och destruktion registreras som egna transaktioner, justerar lagret automatiskt och matar efterlevnadsrapporterna i stället för att försvinna i en generisk nedskrivning.

Vilken batch som används förblir ert beslut. När en tillverknings- eller försäljningsrad läggs till föreslås den äldsta batchen som har lager tillgängligt, och väljaren visar alla batcher för artikeln sorterade efter tillverkningsdatum med dem som har lager först. Äldst först är alltså en utgångspunkt och en sortering, aldrig ett tvång: att allokera efter hållbarhet, eller att reservera ett visst parti åt en kund som bett om det, är helt vanliga åtgärder snarare än strider med systemet.

Flera platser, flera enheter, en bild

Lager har adresser, kapaciteter och ändamål, och varje transaktion knyts till ett av dem, så att lagret kan redovisas per plats i stället för som ett enda tal för hela företaget. Överföringar flyttar material mellan dem som registrerade rörelser.

Enheter bär omräkningsfaktorer, och det betyder mer än det låter: att köpa i kilo, tillverka i liter och sälja i flaskor är det normala, och ett system som inte kan räkna om konsekvent producerar precis den sortens enhetsfel som senare blir ett fel i rapporteringen.