Guide de conformité

Tenue des registres bio dans l'UE pour les petits producteurs

Si vous vendez des produits alimentaires ou des boissons comme bio dans l'UE, Regulation (EU) 2018/848 fait de vous un « opérateur » qui doit tenir une comptabilité documentaire permettant à un organisme de contrôle de tracer et de vérifier chaque lot. Pour les petits et micro producteurs artisanaux, les règles sont les mêmes que pour les grandes usines ; seuls les volumes diffèrent. Ce guide explique ce qu'il faut enregistrer, comment le bilan entrées-sorties est vérifié, ce qui se passe lors de votre inspection annuelle et comment étiqueter un produit certifié.

À titre indicatif uniquement, ne constitue pas un avis juridique · Revu en 2026 au regard de Regulation (EU) 2018/848 et des pages de la Commission européenne consacrées à l'agriculture biologique.

Ce que Regulation (EU) 2018/848 exige de vous

Regulation (EU) 2018/848 relatif à la production biologique et à l'étiquetage des produits biologiques s'applique depuis 1 January 2022, remplaçant l'ancien Regulation (EC) 834/2007. Il établit un cadre unique à l'échelle de l'UE pour la production, le contrôle et l'étiquetage des produits alimentaires et des boissons biologiques, et il s'applique à chaque entreprise de la chaîne, de la ferme ou micro-brasserie d'une seule personne jusqu'au grand transformateur.

Avant de pouvoir vendre ou étiqueter quoi que ce soit comme bio, vous devez notifier votre activité à l'autorité compétente de votre État membre et placer votre entreprise sous le contrôle d'une autorité de contrôle ou d'un organisme de contrôle agréé. À partir de ce moment, vous êtes un « opérateur » soumis à des obligations légales : produire selon les règles du bio, tenir des registres qui rendent votre entreprise vérifiable et vous soumettre à l'inspection.

Les obligations essentielles qui concernent vos registres

Tenir une comptabilité documentaire, y compris des registres de stock et financiers, qui permettent à l'organisme de contrôle de vérifier ce qui est entré et ce qui est sorti.
Assurer la traçabilité de chaque produit à chaque étape de la production, de la préparation et de la distribution.
Rendre réconciliable le bilan entrées-sorties (bilan matière) de votre activité, de sorte que les quantités d'intrants bio et de produits bio concordent.
Prendre des mesures de précaution pour éviter la contamination ou le mélange avec des produits non biologiques, et les consigner.

Les registres que vous devez tenir : comptabilité documentaire et bilan matière

Le cœur du contrôle bio est la comptabilité documentaire. Un organisme de contrôle doit pouvoir s'asseoir à votre table et remonter d'un produit certifié jusqu'à ses ingrédients bio, puis le suivre jusqu'à vos clients, à partir de vos propres documents. C'est pourquoi le bio est souvent décrit comme un système de « traçabilité documentaire » plutôt que d'analyses en laboratoire : les registres constituent la preuve.

Le contrôle qui détecte le plus de problèmes est le bilan entrées-sorties, ou bilan matière. Sur une période donnée, les matières premières bio certifiées que vous avez achetées (plus le stock d'ouverture) doivent concorder avec le produit bio que vous avez fabriqué, vendu, détenez encore, ou perdu en déchets et en transformation. Si vous avez vendu plus de litres ou de kilogrammes bio que vous ne pouvez justifier d'avoir achetés, c'est un signal d'alerte pour l'inspecteur.

Registres qu'un petit producteur doit généralement avoir sous la main

Des registres d'achat pour chaque intrant bio, avec le fournisseur, la quantité, le lot et une copie du certificat bio du fournisseur.
Des registres de production ou de lot reliant les intrants à chaque lot, avec les quantités et les dates.
Des registres de stock montrant que le bio et le non-bio sont détenus séparément.
Des registres de vente et d'expédition avec les quantités, les lots et les clients.
Des registres de toute perte, déclassement, nettoyage entre les productions bio et non bio, et des ingrédients non biologiques utilisés dans les limites autorisées.

La traçabilité à chaque étape

La traçabilité doit parcourir l'ensemble de votre activité, et pas seulement au point de vente. De la réception d'une livraison bio, en passant par le stockage, la transformation et le conditionnement, jusqu'à l'expédition, chaque étape doit porter une référence de lot qui la relie à la précédente. Si un client ou une autorité s'interroge sur un emballage précis, vous devez être en mesure d'identifier le lot, les intrants qui le composent et la destination du reste de ce lot.

Pour un producteur artisanal, le test pratique est simple : prenez n'importe quel produit fini sur votre étagère et voyez si vous pouvez reconstituer son historique complet à partir de vos registres en quelques minutes. Si vous y parvenez, votre traçabilité fonctionne. S'il faut y passer un après-midi à fouiller, un inspecteur trouvera des lacunes.

Inspection annuelle et certificat bio

La conformité est vérifiée par votre autorité de contrôle ou organisme de contrôle, qui procède à une inspection physique de votre activité au moins une fois par an. Les règles autorisent une fréquence réduite, au plus une inspection physique tous les 24 months, pour les opérateurs évalués comme présentant un faible risque et sans non-conformité enregistrée au cours des trois années précédentes, mais pour la plupart des petits producteurs, vous devez prévoir une visite annuelle sur site ainsi que la possibilité de contrôles inopinés ou fondés sur le risque et de prélèvements.

L'inspection examine vos registres, parcourt vos locaux, vérifie le stockage et la séparation, et déroule le bilan matière. Si vous êtes en conformité, l'organisme de contrôle délivre ou maintient votre certificat (le certificat requis au titre de Article 35), qui identifie les catégories de produits couvertes et leur statut « biologique » ou « en conversion ». Ce certificat est votre preuve auprès des clients et des acheteurs, et il est délivré sous forme électronique, notamment via le système TRACES de l'UE.

Tenez vos registres à jour toute l'année, et pas seulement avant la visite, afin que le bilan matière concorde toujours.
Ayez les factures d'achat, les certificats des fournisseurs, les registres de lot et les registres de vente prêts à être recoupés.
Parcourez vous-même vos locaux au préalable pour confirmer que les stocks bio et non bio sont clairement séparés et étiquetés.
Traitez toute non-conformité relevée lors de l'inspection précédente et conservez la preuve que vous l'avez fait.

Étiquetage : le logo bio de l'UE, le numéro de code et le lieu de production agricole

Vous ne pouvez utiliser le terme « biologique » et le logo bio de l'UE qu'une fois certifié et lorsque le produit contient au moins 95% d'ingrédients agricoles biologiques en poids, la part restante respectant les conditions du règlement. Pour les denrées alimentaires biologiques préemballées produites dans l'UE, le logo bio de l'UE à la feuille verte est obligatoire.

Ce qui doit figurer avec le logo

Le numéro de code de votre autorité de contrôle ou organisme de contrôle, dans le même champ visuel que le logo, au format code pays à deux lettres, une référence à la production biologique et un numéro de référence (par exemple XX-BIO-999).
Le lieu de production agricole des matières premières agricoles, directement sous le numéro de code : « Agriculture UE », « Agriculture non UE » ou « Agriculture UE/non UE » (un nom de pays peut être ajouté lorsque toutes les matières premières y ont été cultivées).
De petites quantités d'ingrédients peuvent être ignorées pour l'indication UE/non UE, à condition qu'elles ne dépassent pas 5% du poids total des matières premières agricoles.

Il est important de bien indiquer le logo, le numéro de code et la ligne du lieu de production agricole : un étiquetage biologique incorrect ou manquant est l'une des constatations les plus fréquentes lors des inspections, et cela relève entièrement de votre contrôle.

Périodes de conversion

Les terres et les produits ne deviennent pas biologiques du jour au lendemain. Une période de conversion doit être achevée avant qu'un produit puisse être vendu comme entièrement biologique. En règle générale, il s'agit de deux ans avant le semis pour les cultures annuelles et les prairies, et de trois ans avant la première récolte pour les cultures pérennes telles que la vigne, le houblon ou les arbres fruitiers ; le bétail et ses produits ont leurs propres règles de conversion. Pendant la conversion, un produit ne peut être étiqueté « en conversion vers l'agriculture biologique » que lorsque le règlement l'autorise, et pour les produits végétaux uniquement après au moins 12 months de conversion.

Si vous achetez des ingrédients bio déjà certifiés plutôt que de les cultiver vous-même, l'horloge de conversion se trouve chez vos fournisseurs, mais vous devez tout de même conserver leurs certificats valides dans vos dossiers. Si vous cultivez ou produisez vous-même des intrants, intégrez le calendrier de conversion à vos plans dès le départ, car il détermine directement le moment où vous pourrez pour la première fois étiqueter votre production comme biologique.

Comment fermt vous aide

fermt est un ERP et un système de traçabilité hébergé dans l'UE, conçu pour les petits et micro producteurs artisanaux de produits alimentaires et de boissons, de sorte que la traçabilité documentaire du bio découle naturellement de la gestion quotidienne de votre activité plutôt que d'être une corvée à part. Comme chaque achat, lot et vente est saisi au fil de votre travail, la comptabilité documentaire qu'un inspecteur souhaite voir est déjà constituée.

Lorsque votre organisme de contrôle vous demande de prouver le bilan entrées-sorties pour une période ou de remonter d'un seul emballage jusqu'à ses intrants bio, fermt vous permet de suivre les liens entre lots au lieu de fouiller dans des dossiers, ce qui transforme la préparation d'une inspection d'un après-midi en quelques clics.

Des registres de lot qui relient chaque produit fini à ses intrants bio, quantités et lots pour une traçabilité complète en amont et en aval.
Des registres d'achat et de fournisseurs où vous pouvez stocker les certificats bio et marquer les intrants comme biologiques ou en conversion.
Des données de stock et de vente qui vous permettent de réconcilier le bilan matière bio sur une période avant votre inspection annuelle.
Des données hébergées dans l'UE, conservant vos registres au sein de l'UE et conformes au GDPR.

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Questions fréquentes

Regulation (EU) 2018/848 s'applique-t-il à un très petit ou micro producteur ?

Oui. Le règlement s'applique à tout opérateur qui produit, prépare ou vend des produits comme bio dans l'UE, quelle que soit sa taille. Les obligations de tenir une comptabilité documentaire, d'assurer la traçabilité et de se soumettre à l'inspection sont les mêmes pour un producteur artisanal d'une seule personne que pour un grand transformateur ; seuls vos volumes et votre charge administrative sont moindres.

En quoi consiste exactement le contrôle du bilan entrées-sorties ou bilan matière ?

Il s'agit d'une réconciliation que l'organisme de contrôle effectue lors de l'inspection. Sur une période donnée, vos intrants bio certifiés (plus le stock d'ouverture) doivent rendre compte du produit bio que vous avez vendu, détenez encore et perdu en transformation ou en déchets. Si vous ne pouvez pas montrer suffisamment d'intrants bio pour justifier votre production bio, cela signale un étiquetage erroné ou un mélange possible.

À quelle fréquence serai-je inspecté ?

Au moins une fois par an au moyen d'une inspection physique sur site par votre autorité de contrôle ou organisme de contrôle, ainsi que d'éventuels contrôles fondés sur le risque ou inopinés et de prélèvements. Les règles autorisent une fréquence réduite, au plus une fois tous les 24 months, pour les opérateurs vérifiés comme présentant un faible risque et sans non-conformité au cours des trois années précédentes, mais les petits producteurs devraient généralement prévoir une visite annuelle.

Quand puis-je utiliser le mot biologique et le logo bio de l'UE ?

Uniquement une fois certifié et lorsque le produit contient au moins 95% d'ingrédients agricoles biologiques en poids selon les conditions du règlement. Pour les denrées alimentaires biologiques préemballées produites dans l'UE, le logo à la feuille verte est obligatoire, accompagné du numéro de code de votre organisme de contrôle et de l'indication du lieu de production agricole telle qu'Agriculture UE.

Qu'est-ce que le numéro de code de l'organisme de contrôle et où doit-il figurer ?

Il identifie l'autorité ou l'organisme qui vous certifie, au format code pays, référence au bio et numéro (par exemple XX-BIO-999). Il doit figurer dans le même champ visuel que le logo bio de l'UE, la ligne du lieu de production agricole se trouvant directement en dessous.

Combien de temps dure la période de conversion avant de pouvoir vendre comme bio ?

En règle générale, deux ans avant le semis pour les cultures annuelles et les prairies, et trois ans avant la première récolte pour les cultures pérennes, avec des règles distinctes pour le bétail. Si vous achetez des ingrédients bio déjà certifiés, la conversion se trouve chez vos fournisseurs, mais vous devez conserver leurs certificats valides dans vos dossiers.