Compliance-Leitfaden

EU-Bio-Dokumentation für kleine Erzeuger

Wenn Sie Lebensmittel oder Getränke in der EU als Bio verkaufen, macht die Regulation (EU) 2018/848 Sie zu einem „Unternehmer“, der eine Buchführung führen muss, mit der eine Kontrollstelle jede Charge zurückverfolgen und überprüfen kann. Für kleine und Kleinst-Handwerksbetriebe gelten dieselben Regeln wie für große Fabriken, nur die Mengen unterscheiden sich. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie dokumentieren müssen, wie die Input-Output-Bilanz geprüft wird, was bei Ihrer jährlichen Kontrolle geschieht und wie Sie ein zertifiziertes Produkt kennzeichnen.

Nur zur Orientierung, keine Rechtsberatung · 2026 anhand der Regulation (EU) 2018/848 und der Seiten der Europäischen Kommission zum ökologischen Landbau überprüft.

Was die Regulation (EU) 2018/848 von Ihnen verlangt

Die Regulation (EU) 2018/848 über die ökologische/biologische Produktion und die Kennzeichnung von ökologischen/biologischen Erzeugnissen gilt seit 1 January 2022 und ersetzt die ältere Regulation (EC) 834/2007. Sie schafft einen einheitlichen EU-weiten Rahmen dafür, wie Bio-Lebensmittel und -Getränke erzeugt, kontrolliert und gekennzeichnet werden, und gilt für jeden Betrieb in der Kette, vom Ein-Personen-Hof oder der Mikro-Brauerei bis zum großen Verarbeiter.

Bevor Sie etwas als Bio verkaufen oder kennzeichnen dürfen, müssen Sie Ihre Tätigkeit der zuständigen Behörde in Ihrem Mitgliedstaat melden und Ihren Betrieb der Kontrolle einer zugelassenen Kontrollbehörde oder Kontrollstelle unterstellen. Ab diesem Zeitpunkt sind Sie ein „Unternehmer“ mit rechtlichen Pflichten: nach den Bio-Vorschriften zu produzieren, Aufzeichnungen zu führen, die Ihren Betrieb überprüfbar machen, und sich der Kontrolle zu unterziehen.

Die Kernpflichten, die Ihre Aufzeichnungen betreffen

Führen Sie eine Buchführung, einschließlich Bestands- und Finanzaufzeichnungen, mit der die Kontrollstelle prüfen kann, was eingegangen und was ausgegangen ist.
Stellen Sie die Rückverfolgbarkeit jedes Produkts in jeder Phase der Produktion, Aufbereitung und des Vertriebs sicher.
Machen Sie die Input-Output-Bilanz (Mengenbilanz) Ihres Betriebs nachvollziehbar, sodass die Mengen an Bio-Eingängen und Bio-Ausgängen aufgehen.
Treffen Sie Vorsichtsmaßnahmen, um Kontamination oder Vermischung mit nicht-ökologischen Produkten zu vermeiden, und dokumentieren Sie diese.

Die Aufzeichnungen, die Sie führen müssen: Buchführung und Mengenbilanz

Das Herzstück der Bio-Kontrolle ist die Buchführung. Eine Kontrollstelle muss sich an Ihren Tisch setzen und ein zertifiziertes Produkt anhand Ihrer eigenen Unterlagen rückwärts bis zu seinen Bio-Zutaten und vorwärts bis zu Ihren Kunden verfolgen können. Deshalb wird Bio oft eher als „Papierspur“-System denn als Laborprüfsystem beschrieben: Die Aufzeichnungen sind der Nachweis.

Die Prüfung, die die meisten Probleme aufdeckt, ist die Input-Output- oder Mengenbilanz. Über einen Zeitraum sollten die zertifizierten ökologischen Rohstoffe, die Sie gekauft haben (zuzüglich Anfangsbestand), mit dem Bio-Produkt übereinstimmen, das Sie hergestellt, verkauft, noch auf Lager haben oder durch Abfall und Verarbeitung verloren haben. Wenn Sie mehr Bio-Liter oder -Kilogramm verkauft haben, als Sie an Einkäufen belegen können, ist das ein Warnsignal für den Kontrolleur.

Aufzeichnungen, die ein kleiner Erzeuger typischerweise griffbereit haben muss

Einkaufsbelege für jeden Bio-Eingang, mit Lieferant, Menge, Los und einer Kopie des Bio-Zertifikats des Lieferanten.
Produktions- oder Chargenaufzeichnungen, die Eingänge mit jeder Charge verknüpfen, mit Mengen und Daten.
Bestandsaufzeichnungen, die ökologische und nicht-ökologische Ware getrennt ausweisen.
Verkaufs- und Versandaufzeichnungen mit Mengen, Losen und Kunden.
Aufzeichnungen über etwaige Verluste, Herabstufungen, Reinigungen zwischen ökologischen und nicht-ökologischen Durchläufen sowie nicht-ökologische Zutaten, die innerhalb der zulässigen Grenzen verwendet werden.

Rückverfolgbarkeit in jeder Phase

Die Rückverfolgbarkeit muss sich durch Ihren gesamten Betrieb ziehen, nicht nur bis zum Verkaufspunkt. Vom Wareneingang einer Bio-Lieferung über Lagerung, Verarbeitung und Verpackung bis zum Versand sollte jeder Schritt einen Los- oder Chargenbezug tragen, der an den vorherigen anknüpft. Wenn ein Kunde oder eine Behörde eine bestimmte Packung nachfragt, sollten Sie die Charge, die darin eingegangenen Zutaten und den Verbleib des restlichen Teils dieser Charge identifizieren können.

Für einen Handwerksbetrieb ist der Praxistest einfach: Greifen Sie sich irgendein fertiges Produkt aus Ihrem Regal und prüfen Sie, ob Sie seine vollständige Geschichte in wenigen Minuten aus Ihren Aufzeichnungen rekonstruieren können. Wenn ja, funktioniert Ihre Rückverfolgbarkeit. Wenn es einen ganzen Nachmittag Wühlarbeit kostet, wird ein Kontrolleur Lücken finden.

Jährliche Kontrolle und das Bio-Zertifikat

Die Einhaltung wird von Ihrer Kontrollbehörde oder Kontrollstelle überprüft, die mindestens einmal jährlich eine physische Kontrolle Ihres Betriebs durchführt. Die Vorschriften erlauben eine reduzierte Häufigkeit, höchstens eine physische Kontrolle alle 24 Monate, für Unternehmer, die als risikoarm eingestuft sind und in den vorangegangenen drei Jahren keine erfassten Verstöße hatten; für die meisten kleinen Erzeuger sollten Sie jedoch mit einem jährlichen Vor-Ort-Besuch rechnen, zuzüglich der Möglichkeit unangekündigter oder risikobasierter Kontrollen und Probenahmen.

Bei der Kontrolle werden Ihre Aufzeichnungen geprüft, Ihr Betriebsgelände begangen, Lagerung und Trennung kontrolliert und die Mengenbilanz durchgearbeitet. Wenn Sie die Vorgaben erfüllen, stellt die Kontrollstelle Ihr Zertifikat aus oder erhält es aufrecht (das nach Article 35 erforderliche Zertifikat), das die erfassten Produktkategorien und ihren Status als „ökologisch/biologisch“ oder „in Umstellung“ ausweist. Dieses Zertifikat ist Ihr Nachweis gegenüber Kunden und Abnehmern und wird in elektronischer Form ausgestellt, auch über das TRACES-System der EU.

Halten Sie Ihre Aufzeichnungen das ganze Jahr über aktuell, nicht erst vor dem Besuch, damit die Mengenbilanz immer aufgeht.
Halten Sie Einkaufsrechnungen, Lieferantenzertifikate, Chargenaufzeichnungen und Verkaufsaufzeichnungen zum Abgleich bereit.
Begehen Sie Ihr eigenes Betriebsgelände vorab, um sicherzustellen, dass ökologische und nicht-ökologische Bestände klar getrennt und gekennzeichnet sind.
Beheben Sie etwaige Beanstandungen aus der vorherigen Kontrolle und bewahren Sie Nachweise darüber auf.

Kennzeichnung: das EU-Bio-Logo, die Codenummer und der Ort der Erzeugung

Sie dürfen die Bezeichnung „bio“ und das EU-Bio-Logo erst verwenden, wenn Sie zertifiziert sind und das Produkt mindestens 95% ökologische landwirtschaftliche Zutaten nach Gewicht enthält, wobei der verbleibende Anteil die Bedingungen der Verordnung erfüllt. Für vorverpackte Bio-Lebensmittel, die in der EU hergestellt werden, ist das grüne EU-Bio-Blattlogo verpflichtend.

Was zusammen mit dem Logo erscheinen muss

Die Codenummer Ihrer Kontrollbehörde oder Kontrollstelle, im selben Sichtfeld wie das Logo, im Format zweistelliger Ländercode, ein Verweis auf die ökologische Produktion und eine Referenznummer (zum Beispiel XX-BIO-999).
Der Ort der Erzeugung der landwirtschaftlichen Ausgangsstoffe, direkt unter der Codenummer: „EU-Landwirtschaft“, „Nicht-EU-Landwirtschaft“ oder „EU-/Nicht-EU-Landwirtschaft“ (ein Ländername kann hinzugefügt werden, wenn alle Ausgangsstoffe dort erzeugt wurden).
Geringe Mengen an Zutaten dürfen bei der EU-/Nicht-EU-Angabe unberücksichtigt bleiben, sofern sie 5% des Gesamtgewichts der landwirtschaftlichen Ausgangsstoffe nicht überschreiten.

Logo, Codenummer und die Zeile zum Ort der Erzeugung korrekt hinzubekommen, ist wichtig: fehlerhafte oder fehlende Bio-Kennzeichnung gehört zu den häufigeren Beanstandungen bei der Kontrolle, und sie liegt vollständig in Ihrer Hand.

Umstellungszeiträume

Flächen und Erzeugnisse werden nicht über Nacht ökologisch. Vor dem Verkauf als vollständig ökologisches Erzeugnis muss ein Umstellungszeitraum abgeschlossen sein. In der Regel sind dies zwei Jahre vor der Aussaat bei einjährigen Kulturen und Grünland und drei Jahre vor der ersten Ernte bei mehrjährigen Kulturen wie Reben, Hopfen oder Obstbäumen; für Tiere und tierische Erzeugnisse gelten eigene Umstellungsregeln. Während der Umstellung dürfen Erzeugnisse nur dort, wo die Verordnung es erlaubt, als „in Umstellung auf ökologischen Landbau“ gekennzeichnet werden, und bei pflanzlichen Erzeugnissen erst nach mindestens 12 Monaten Umstellung.

Wenn Sie bereits zertifizierte Bio-Zutaten zukaufen, statt sie selbst anzubauen, liegt die Umstellungsuhr bei Ihren Lieferanten, doch Sie benötigen dennoch deren gültige Zertifikate in Ihren Unterlagen. Wenn Sie selbst Ausgangsstoffe anbauen oder erzeugen, planen Sie den Umstellungszeitraum früh ein, denn er bestimmt unmittelbar, ab wann Sie Ihre Erzeugnisse erstmals als Bio kennzeichnen dürfen.

Wie fermt hilft

fermt ist ein in der EU gehostetes ERP- und Rückverfolgbarkeitssystem für kleine und Kleinst-Handwerksbetriebe der Lebensmittel- und Getränkeherstellung, sodass die Bio-Papierspur ein Nebenprodukt Ihres Tagesgeschäfts ist und keine separate Pflichtaufgabe. Da jeder Einkauf, jede Charge und jeder Verkauf schon bei der Arbeit erfasst wird, ist die Buchführung, die ein Kontrolleur sehen möchte, bereits zusammengestellt.

Wenn Ihre Kontrollstelle Sie auffordert, die Input-Output-Bilanz für einen Zeitraum nachzuweisen oder eine einzelne Packung bis zu ihren Bio-Eingängen zurückzuverfolgen, können Sie mit fermt den Chargenverknüpfungen folgen, statt Ordner zu durchforsten, was die Vorbereitung auf die Kontrolle von einem Nachmittag auf wenige Klicks verkürzt.

Chargenaufzeichnungen, die jedes fertige Produkt mit seinen Bio-Eingängen, Mengen und Losen verknüpfen — für vollständige Vorwärts- und Rückwärts-Rückverfolgbarkeit.
Einkaufs- und Lieferantenaufzeichnungen, in denen Sie Bio-Zertifikate ablegen und Eingänge als ökologisch oder in Umstellung kennzeichnen können.
Bestands- und Verkaufsdaten, mit denen Sie die ökologische Mengenbilanz über einen Zeitraum vor Ihrer jährlichen Kontrolle abgleichen können.
In der EU gehostete Daten, die Ihre Aufzeichnungen innerhalb der EU und GDPR-konform halten.

Kostenlos testen Compliance in fermt

Häufig gestellte Fragen

Gilt die Regulation (EU) 2018/848 auch für sehr kleine oder Kleinsterzeuger?

Ja. Die Verordnung gilt für jeden Unternehmer, der in der EU Produkte als Bio produziert, aufbereitet oder verkauft, unabhängig von der Größe. Die Pflichten zur Buchführung, zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit und zur Kontrolle sind für einen Ein-Personen-Handwerksbetrieb dieselben wie für einen großen Verarbeiter; nur Ihre Mengen und Ihr Papieraufwand sind geringer.

Was genau ist die Input-Output- oder Mengenbilanzprüfung?

Es ist ein Abgleich, den die Kontrollstelle bei der Kontrolle vornimmt. Über einen Zeitraum sollten Ihre zertifizierten Bio-Eingänge (zuzüglich Anfangsbestand) das Bio-Produkt erklären, das Sie verkauft haben, noch auf Lager haben und durch Verarbeitung oder Abfall verloren haben. Wenn Sie nicht genügend Bio-Eingänge nachweisen können, um Ihre Bio-Ausgänge zu rechtfertigen, deutet das auf mögliche Falschkennzeichnung oder Vermischung hin.

Wie oft werde ich kontrolliert?

Mindestens einmal jährlich durch eine physische Vor-Ort-Kontrolle Ihrer Kontrollbehörde oder Kontrollstelle, neben möglichen risikobasierten oder unangekündigten Kontrollen und Probenahmen. Die Vorschriften erlauben eine reduzierte Häufigkeit, höchstens einmal alle 24 Monate, für Unternehmer, die als risikoarm bestätigt sind und in den vorangegangenen drei Jahren keine Verstöße hatten; kleine Erzeuger sollten jedoch in der Regel mit einem jährlichen Besuch rechnen.

Wann darf ich das Wort „bio“ und das EU-Bio-Logo verwenden?

Erst, wenn Sie zertifiziert sind und das Produkt unter den Bedingungen der Verordnung mindestens 95% ökologische landwirtschaftliche Zutaten nach Gewicht enthält. Für vorverpackte Bio-Lebensmittel, die in der EU hergestellt werden, ist das grüne Blattlogo verpflichtend, dargestellt mit der Codenummer Ihrer Kontrollstelle und der Angabe zum Ort der Erzeugung wie etwa „EU-Landwirtschaft“.

Was ist die Codenummer der Kontrollstelle und wohin gehört sie?

Sie identifiziert die Behörde oder Stelle, die Sie zertifiziert, im Format Ländercode, Bio-Verweis und Nummer (zum Beispiel XX-BIO-999). Sie muss im selben Sichtfeld wie das EU-Bio-Logo erscheinen, mit der Zeile zum Ort der Erzeugung direkt darunter.

Wie lang ist der Umstellungszeitraum, bevor ich als Bio verkaufen darf?

In der Regel zwei Jahre vor der Aussaat bei einjährigen Kulturen und Grünland und drei Jahre vor der ersten Ernte bei mehrjährigen Kulturen, mit gesonderten Regeln für Tiere. Wenn Sie bereits zertifizierte Bio-Zutaten zukaufen, liegt die Umstellung bei Ihren Lieferanten, doch Sie müssen deren gültige Zertifikate in Ihren Unterlagen aufbewahren.